IT担当者のみなさんのもとには、パソコン利用に関することから、既存システムの問題まで、日々さまざまな相談が寄せられる。もしも誰も来ないのなら自身から出向くべきだ。なぜなら現場状況の把握はIT担当者にとって重要な業務の一つだからである。ここではIT担当者がとるべき立ち位置と、社内コミュニケーションの重要性について考えていく。

IT担当者たるもの社内の人気者であれ

IT担当者は概して忙しい。そこにきてITに関する提案だけならまだしも、パソコンの操作に関する同じ質問を何度も繰り返す社員、ITに全く関心を示さないくせにコスト削減ばかりを迫る経営者が加われば、フラストレーションも溜まりに溜まるというもの。でもそんな社員にハラをたてたりするのでは、まだまだ普通の人。あなたは以下のような症状を覚えてはいないだろうか?

□社内業務なんかよりIT知識に対する関心が強い
□ITに関する質問をされたときついつい仏頂面になる
□社内教育はユーザー部門にお任せ
□経営者の不理解には嫌気がさす
□経営方針にはまったく興味がない
□PC利用に関する質問は可能な限り後回し
□PC利用に関する質問はできることなら無視したい

思い当たる部分があったとしたら、少し考えを改めた方が良いかもしれない。なぜなら、こうした日々の積み重ねが、いざIT化を推進する際の大きな障壁になってくるからである。普段から現場ユーザーの意見に耳を傾け、“モテモテなIT担当者”、“頼れるIT担当者”であることを目指したいものだ。

ITと企業を結ぶIT担当者の仕事

そもそもITの導入とは、情報システムというツールを使って、経営課題や業務課題を改善するためのものである。とは言え、現場ユーザーは自部門の業務に詳しくともITには明るいわけではないし、経営も中にはITに精通した人物もいようが、技術要件に詳しいわけではない。無論、IT担当者が自分勝手な考えで、情報システムを導入するなどというスタンドプレーが存在して良いはずもない。

IT担当者の役割とは、経営目標や現場のニーズを情報システムに反映することであり、自社で情報システムを開発するのであれば開発部門に、外注するのであれば開発ベンダーに伝え、パッケージソフトやSaaS/ASPを導入する際には、製品を選別する際の要件として盛り込んでいく。ここにきて上記のような社内意見は非常に役に立つ。社内から上がる声をヒントに、業務改善につながる意見に対しては「もうちょっと詳しく聞かせてくれませんか」と積極的なヒアリングを実施していくことで、常に『現場の把握』と『要望の把握』をすることができる。IT担当者にとって、現場ユーザーとのコミュニケーションは重要な日常業務と言って良いだろう。

経営層とのコミュニケーションも忘れずに

ITの導入には業務改革がつきものであり、社内の各部門との連携は不可欠である。実際には各部門から代表者を選出し、このメンバーを中心にITプロジェクトを推進していくわけだが、こうした体制作りは、経営者の理解がなければ実現しない。IT担当者たるもの、現場部門との連携もさることながら、経営者とのコミュニケーションを忘れてはならない。

とは言えIT担当者は忙しい・・・

いくら社内意見が大事と言っても、全てのニーズを充足できるほどIT担当者も暇ではないし、そもそも全部の業務をシステムでどうこうできるほどの予算もない。当然、現場や経営者の声の中から重要なものをピックアップし、優先順位を付けて対処していく必要があるだろう。
IT担当者に必要なコミュニケーション力とは、全てのニーズに笑顔で「Yes」と答えるものではない。不要と思える声にきちんと意見が言えること。相手の要望を理解するだけでなく、IT部門（１人の場合もあるが）の台所事情を理解させるというのも、IT担当者の重要な責務である。

社長「○×社の営業は全員ノートパソコン持ってるらしい。うちも、そろそろを持たせようか」
営業部長「そういえば○×社はCRM入れてるらしいですね。うちも入れましょうか」
IT担当者「『一人暮らしをしたいから大学に進学する』という学生じゃないんだから。ITは経営目標を達成するためのツールだと考えてください、まずは目標ありきで話をですね・・・・」
社長・営業部長「・・・ごめんなさい」

ITのなんたるかを社内に教育するのも、IT担当者の業務の一つと言える。

「パソコンに詳しい」IT担当者ほど、IT知識に対する関心は高い。だが、ITを導入する際に求められるのは、ITに関する知識より、むしろ社内業務に関する知識である。業務知識と言っても、“経理や営業の仕事”といった一般的な知識のことではなく、自社の業務フローに対する理解のことであり、こ社内業務を理解するためには、現場との対話を密にするしかない。IT担当者にとって、 社内とのコミュニケーションの強化は、IT導入を推進するための下地作りと言ってもいいだろう。

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特集目次

【その1】会社は言う「スーパーIT担当者たれ」と
【その2】好き勝手を言う社内の人々
【その3】背筋も凍るIT導入失敗事例
【その4】IT担当者のお悩み解決サイト『シス蔵』に迫る!
【その5】 NEXTWISE厳選 システム管理者関連書籍
「IT担当者の困りごと」アンケート途中経過（2/21）
IT担当者の困りごとアンケート結果発表!!