「GanttProject」の解説記事の続編です。本シリーズは、昨年11月の公開以来、多くの人気を集めてきました。プロジェクト管理ツール「GanttProject」は、工程表(ガントチャート)を手軽に作成・編集できるオープンソースソフトウェア。今回は、プロジェクトマネージメントの一般的な流れに沿って、その基本操作を解説します。

[第1回][第2回]

オープンソースのプロジェクト管理ツール「GanttProject」(ガント プロジェクト)は、工程表(ガントチャート)を手軽に作成・編集できるツールです。プロジェクト管理者は、このツールを使うことで、大きなプロジェクトの全体像を把握しやすくなります。

GanttProjectは、Javaで作られています。そのために、WindowsでもMacでも、Linuxでも動作します。異なるプラットフォームで作業する人たちが集まって、プロジェクトを進める場合、たとえば、エンジニアと企画担当とデザイナーが協力して作業を行う場合に、GanttProjectで作成した工程表を共有するなんてことが可能です。

スケジュールを作成する流れは

プロジェクトを管理するとき、いきなりガントチャートを書き始めていないでしょうか。それだと、何度も日程を調整したり、作業に漏れがあったりしませんか。ガントチャートを作る場合は、次のような流れに沿って、作業内容を洗い出します。

• ステップ1.作業項目を箇条書きにする
• ステップ2.作業項目を整理する
• ステップ3.作業項目の関連性を設定する
• ステップ4.作業項目の実施日数を見積もる

このようにすると、日程調整が楽になり、作業を確実に洗い出しできます。各ステップでは、いきなり細部に入らないように注意しましょう。各ステップで必要な項目をすべて書き出してから、次のステップに進みます。

では、GanttProjectを実際に使ってみましょう。まずは、GanttProjectを起動します。デスクトップのアイコンをダブルクリックするか、「スタート」ボタンからたどって行きます(インストール方法は、前回の記事を参照してください)。

新しいプロジェクトを作る

GanttProjectが起動したら、次のような画面が表示されます。最初に新しいプロジェクトを準備しましょう。ここでは、プロジェクト名や公休日(週休2日)などを設定できます。

①「プロジェクト」→「新規プロジェクト」
②「新しいプロジェクトの作成」ダイアログが表示されたら、必要事項を入力して、「次へ」ボタンをクリックしていく
③「OK」ボタンをクリックする

プロジェクトを作成したら、ここでいったん保存しておきましょう。これは、ツールバーの「保存」ボタンをクリックします。

ステップ1.作業項目を箇条書きにする

では、工程表を作成していきます。まずは、プロジェクトに必要となる作業項目(タスク)を書き出していきます。

①ツールバーの「新規タスク」ボタンをクリック
②作業名を入力する
③Enterキーを押す

これを繰り返して、作業項目を入力していきます。ここでは、日程や作業者など細部は気にせずにおきましょう。入力した作業名を修正するには、その項目名をダブルクリックします。このあたりは、Excelと同様の感覚で操作します。

ステップ2.作業項目を整理する

細かな作業が増えてきたら、大きな項目にまとめます。また、作業の順番に合わせて、順番を入れ替えます。これには、ツールバーのすぐ下にある矢印のボタンを使います。このあたりは、WordやPowerPointのアウトライン機能と同じように操作します。

ステップ3.作業項目の関連性を設定する

続いて、各作業項目の間の関連性を設定します。建設プロジェクトの場合は、「建設地の調査」をしてから、「設計」「資材調達」と進みます。そこで、「建設地の調査」を「設計」タスクの先行タスクとして設定します。

①先行タスクを設定したい作業項目をクリック(例：設計)
②ツールバーの「タスクのプロパティ」ボタンをクリック
③「プロパティ」ダイアログが表示されたら”先行タスク”タブをクリック
④”タスク名”の空欄をクリックして、先行タスクを選択する(例：建設地の調査)
⑤「OK」ボタンをクリック

同様にして、関連性のある作業項目に先行タスクを設定していきます。設定が完了すると、ガントチャートの作業項目をあらわすバーの位置が変ります。

ステップ4.作業項目の実施日数を見積もる

さらに、各作業の実施に必要な日数を見積もります。これは、経験のある各作業担当者と相談しながら行うと良いでしょう。親子関係にある作業項目(タスク)の場合、子の作業(サブタスク)に実施日数を登録していくと、親の作業(メインタスク)の合計を自動計算できます。

実施日数は次のようにして入力します。

①設定したいサブタスクの名前をクリック
②ツールバーの「タスクのプロパティ」ボタンをクリック
③「プロパティ」ダイアログの”全般”タブにある”期間(日)”を入力する
④「OK」ボタンをクリック

最後に、一番初めの作業項目の開始日を設定すると、すべての日程が自動的に調整されます。これは、一番初めの作業項目の「タスクのプロパティ」で設定します。表示されている開始日をダブルクリックして、直接入力しても構いません。

右側の工程表は、ドラッグすることで位置を修正できます。また、ツールバーの拡大/縮小ボタンでサイズを調整できます。

GanttProjectでは、ごくたまに画面の表示が更新されない場合があるようです。これは、工程表部分をドラッグしてスクロールすると直りました。今回の解説は、バージョン2.0.5を用いています。最新バージョンを利用することで、これらの不具合を回避できるかも知れません。

プロジェクト管理の基本を抑えよう

さて、これで工程表が作成できました。このような基本的な操作を身につければ、GanttProjectを工程表専用ワープロとして利用できるでしょう。Excelで描くよりは、簡単だと思います。また、データをCSV形式でインポート/エクスポートしたり、PDFファイル形式でエクスポートできますから、必要に応じて、そちらにデータを移しても良いでしょう。

プロジェクト管理は、それなりに大変な作業です。このようなガントチャートを用いて、プロジェクト管理を行う場合は、合わせてプロジェクトマネージメントの基本も理解しておくと良いでしょう。プロジェクトマネージメントは体系化された教科書がたくさんあります。どのようなポイントを管理していくべきか、どのような点に注意すべきか、そういったノウハウも盛り込まれています。一度、手に取ってみては如何でしょうか。

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• ソフトウェア紹介　Gantt Project
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• 秘密基地を作ろ！　GanttProjectの使い方(1)
• 秘密基地を作ろ！　GanttProjectの使い方(2)
• 秘密基地を作ろ！　GanttProjectの使い方(3)