Close up!
IT担当者は君だ! 其の二 ITリテラシーのアップ
kikaku特集2008年03月18日 4:48 PM
新品のパソコン、最先端の業務システムを導入したところで、それを使える人がいなければ始まらない。そして多くの企業では、この“人”の部分でITの導入をあきらめてしまう。ここでは企業IT化の下地の下地、社内のITリテラシー向上について紹介していこう。
「ワードの使い方で分からないところがあるんだが･･･」
「メールの設定の仕方ってどうやるんでしたっけ？」
「インターネットを見てただけなんだよ。そしたらPCが動かなくなって」
「ごめん、パスワードを忘れちゃった。もう一回教えて！」
「キーボードにお茶をこぼしてしまって」etc…
中小企業のIT担当者のもとには、日々パソコンの基本的な利用に関する質問が寄せられる。そして、こうした社内ヘルプデスク的な作業がIT担当業務の中でも大きなウェイトを占めることになる。個別的なユーザーの要望に丁寧に対応することはもちろん重要だが、それだけでは抜本的な解決にはならない。企業のIT化、ならびにIT担当者の負担軽減のためにも、各ユーザーが自分でパソコンの問題を解決できる環境を作り上げる必要があるだろう。慢性的なITリテラシーの不足は、例えば、せっかく導入した業務システムを充分に利用しきれないなどのムダにつながる。また、パソコンが得意じゃないからと、新しいソフトの導入時の抵抗勢力になってしまうこともある。ITの活用が停滞する理由として以下のものが挙げられる。
【その1】 利用者にシステムを利用するだけのスキルが備わっていない。
【その2】 運用体制が十分に機能していない。
【その3】 従業員が従来方式からIT化へという変化を望まない。
企業のIT化を推し進めていく第一歩として、社内のITリテラシーアップをひとまずの目標に据えておくべきだろう。
まずは手っ取り早く、社内勉強会を開催しよう!
ITリテラシーアップのための効果的な方法の一つが社内教育だ。コンピュータ操作の初歩や、基本的なアプリケーションに関することであれば、IT担当者自身が講師を務める手もある。スキルに自信がなければ、外部から講師を招聘するとよいだろう。いずれにしろ勉強会の取り仕切りはIT担当者が望ましいと言える。
◆◆ 社内勉強会のメリット ◆◆
『社内のITリテラシーを効率的にUP!』
最小限の労力で最大限の効果を上げるべし!
勉強会にもいくつかの方法がある。業務ニーズと完全にマッチさせた手作りの勉強会のほか、セミナーやスクールに赴いたり講師を招くなどの研修スタイル、モニターと突合せで行うeラーニングなどなど。近年では公的機関による支援制度もある。いずれにしても、企業の身の丈にあったサイズの勉強会が最も効果が高い。
『社内と自身の顔つなぎ!』
ITの重要性と自らの存在を売り込み、社内ユーザーをファンにすべし!
IT担当者の業務を進めていく上で、エンドユーザーの協力は不可欠のもの。勉強会を通じて各人と顔見知りになっておくことで、誰もが気軽に話しかけてくれる環境が出来上がり、後々のIT導入時の助けとなる。
『勉強会は味方探しの場!』
各部門から1人でも多くの協力者を見つけ出し、こちら側に取り込むべし!
業務システムなどを導入する際には、利用者全員に教育を実施する必要がある。規模にもよるが、これをIT担当者だけで遂行するのは困難である。こうした時には各部門内に担当者を設けて、IT推進の手助けをしてもらうことが重要であり、研修の場はそうした人材を見つけ出す格好の場であると言える。
『勉強会を通じた横のつながりを創出!』
受講者同士の横のネットワークを構築せよ!
勉強会は「講師と受講生」のみの関係ではない。出席者に担当部門や得意分野についての講義をしてもらうなど、会の運営に参加者を巻き込むことは非常に有効だ。IT担当者自身の負担も軽減される上、参加者たちによる部門を横断したコミュニケーション機会の創出や、自発的なテーマの深堀りもなされやすくなる。
IT勉強会の進め方
IT勉強会を開催するって言ってもどうやればいいの？そんな人のために、開催のポイント（お作法）を紹介しよう。
日にちを決めて定期的に勉強会を
IT化を成功させた企業の中には「毎月第一木曜はIT研修日!」というように日を決めて、ITの初歩教育を開いているところも多い。まずは定期的に勉強会を開催し、IT学習を習慣化させることから始めよう。
社員からテーマを募集しよう
通常業務とかけ離れた内容の勉強会では、習得できる知識がかたよるほか、参加者のモチベーションも上がらない。事前に社員へのアンケートをとり、要望の多いテーマについての勉強会からスタートすると効果的だ。
成熟度に合わせた段階的なカリキュラム
無論、システム導入前と導入時の勉強会は必須だが、キータッチもおぼつかないという人に、いきなり業務管理システムの運用法をレクチャーするには無理がある。基本操作→文書・表計算ソフト→データベースソフトといった段階的な活用法の学習がポイント。最新のITシステムを導入している企業であっても、勉強会ではゼロベースからのスタートが望ましい。
ITの分かる業務担当者を育てよう
中小企業に必要なのは“ITの専任担当者”ではなく、“ITの分かる業務担当者”だ。彼らに求められるのは、ばりばりのプログラミング技術ではなくIT活用のノウハウにある。彼らであれば、汎用ソフトから簡単なアプリケーションを作れるし、ITベンダーとの折衝にも役だってくれる。こうした人材を複数育てることで、互いの、ひいては社内全体の技術研鑽が進むというメリットがある。
ご協力要請!! IT担当者困りごとアンケートにお答えください！
One Point：社員のITリテラシーが高まれば、社内で取り組める業務が質・量ともに増えていくはずだ。また、既存システムの改善について、現場の人員が意見を言えるよ うになれば、さらに効率的なシステムの開発につなげることができる。業務とシステムを結びつける考え方がユーザーに身につけば、勉強会の目的はほぼ達成できたも同然。そのためにも、継続的な勉強会の開催を心がけることが望ましいといえる。
>>次回は、インフラ整備のポイントを解説。システムの選定方法から上司の説得術まで、大公開
[1][2][3][4][5]>
特集目次
* 失敗しないITそのために
* ITリテラシーのアップ
* ITインフラの整備
* 業務アプリケーション導入の必要条件
* 目指せ!高度IT活用企業
- NEXTWISE特集 「IT担当者は君だ」Part1
