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第2回ひとりで! みんなで! Group-Office

kikakuGroup-Office, チュートリアル2007年08月20日 11:07 AM

　Group-Officeは多くの機能を持っています。いきなり全部覚えるのは大変なので、基本的なところから試してみるといいでしょう。今回は、シンプルに使えるタスク管理機能を取り上げます。

オフィスには、いつもちょっとしたプロジェクトが転がっています。新製品を発表する、何人かまとまって出張にいく、飲み会を企画する、といった具合です。このようなプロジェクトは、いくつかの細かな作業に分割すると、効率よく実行できます。新製品の発表会を企画するのであれば、次のような作業に分割します。

複雑なプロジェクトも、小さく分割して実行すると効率的！

このように分割した作業を「タスク」とか「To-Do」と呼びます。複雑な作業も小さなタスクに分割して実行していけば、プロジェクトを順次片付けていくことができます。何か作業をやり残していないか、チェックもできます。

タスクを登録する

では、タスクを登録してみましょう。これは、タスク機能の画面からでもできますが、Group-Office起動時に表示される「ホーム」でも登録できます。このような操作には、画面上部にある機能ツールバーを使います。

1.「ホーム」画面で、「新規タスク」ボタンをクリック

2.”新規予定”画面が表示されたら、次の情報を入力する

名前：作業の名前

説明：作業内容の簡単な説明

3.「OK」ボタンをクリック

これで、タスクを登録できました。自動的にホーム画面に切り替わり、登録したタスクが表示されます。表示されているタスクにマウスポインタを合わせると、説明が表示されます。

では、同様にして、いくつかのタスクを登録してみてください。タスクは、開始日時順に表示されます。これを調整して、表示順を変えることができます。

[ワンポイント：登録内容は少なめに]
タスク登録画面には、数多くの情報を登録できます。でも、最初は最小限の登録にしておくといいでしょう。ここでは、作業名と説明だけを登録しました。
一度にたくさんの情報を登録すると、それを分類したり、確認事項が増えたり、状況の変更を反映したり、といった作業が増加します。これでは、タスクを管理するためタスクが増えてしまい本末転倒です。

タスクを修正する

タスクが登録できたら、それを毎日確認しながら、進捗確認していきます。時々順番を変えたり、必要に応じて内容を修正すると良いでしょう。
タスクの内容を修正するには、ホーム画面で次のように操作します

1.修正したいタスク項目をクリックする。

2.詳細情報を修正する
3.画面下の「OK」ボタンをクリックする
（表示されていない場合は、スクロールする）

これで、タスクの登録情報を修正できました。

タスクを完了にする

作業が完了したら、タスクを完了に設定します。これは、ホーム画面で設定できます。

1.完了にしたいタスク冒頭の四角をクリックする

タスク冒頭の四角をクリックすると、チェックマークがつき、1-2秒でリストから削除されます。

完了にしたタスクを元に戻す

完了にした作業のはずなのに、やり残した作業があって、タスクとして復活したい場合もあるでしょう。完了にしたタスクを元に戻すには、次のように操作します。これは、タスク一覧ページで設定します。

1.画面下の「タスク」ボタンをクリックする
2.タスク一覧ページが表示されたら、「完了したタスクも表示」をオンにする
3.元に戻したいタスクのチェックマークをオフにする

これで、完了にしたタスクを元に戻すことができました。ホーム画面に戻ると、元通りタスクが表示されています。

[ワンポイント：タスクリストの操作はダブルクリック!?]

タスク一覧ページでは、タスクを集中的に扱うことができます。表示されているタスクの内容を修正もここからできます。タスクを修正するには、その行を「ダブルクリック」します。一般的に、Webではダブルクリックという操作は滅多に採用されませんが、Group-Officeには、このような操作がところどころに混ざっているので注意しましょう。

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さて、Group-Officeのタスク管理機能について解説してきました。

このように、タスク管理機能を使うと、プロジェクトの作業状況を手軽に把握できます。タスクをカレンダーに表示させたり、他のメンバーとタスクを共有するといった使い方もできますが、まずは自分の作業内容を記録する習慣をつけるといいでしょう。

次回は、スケジュールを管理するカレンダー機能の基本操作を解説します。本記事やGroup-Officeについてご意見・ご質問がありましたら、お問い合わせコーナーよりお寄せください。