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第3回ひとりで! みんなで! Group-Office

kikakuGroup-Office, チュートリアル2007年08月21日 1:13 PM

NEXTWISEなら、オープンソースのグループウェアGroup-Officeを0円で導入できます。今回は、目玉機能であるカレンダー機能を解説します。まずは、自分一人で使って、操作に慣れましょう。

仕事にはいつもスケジュールが存在します。いつ始めて、いつ終わらせるのか。会議はいつか。そして、給料日はいつなのか。オフィスワークとスケジュールは切っても切れない関係にあります。

そこで、Group-Officeのカレンダー機能を紹介します。これはグループウェアの目玉となる機能です。そのために、記事増量でお届けします。Group-Officeのカレンダー機能に、このようなスケジュール情報を入力しておけば、いつでもどこからでも確認できるので、出張先などでも困りません。

予定を登録する

では最初に、カレンダーに予定を登録してみましょう。これは、カレンダー機能の画面からでもできますが、Group-Office起動時に表示される「ホーム」でも登録できます。このような操作には、画面上部にある機能ツールバーを使います。

では、明日午後の営業会議を登録してみましょう。

1.「ホーム」画面で、「新規予定」ボタンをクリック

2.”新規予定”画面が表示されたら、次の情報を入力する

・名前：予定の名前
・説明：予定の簡単な説明
・開始日時-終了日時

3.画面下の「OK」ボタンをクリックする
（表示されていない場合は、スクロールする）

これで、予定を登録できました。自動的にホーム画面に切り替わります。表示されている予定にマウスポインタを合わせると、説明が表示されます。ホーム画面には、今日と明日の予定が表示されます。

[ワンポイント]

カレンダ登録画面には、数多くの情報を登録できます。でも、最初は最小限の登録にしておくといいでしょう。ここでは、作業名と説明・日時を登録しました。

カレンダーを見る

では、登録した予定をカレンダで見てみましょう。カレンダーに切り替えるには、次のように操作します。

1.画面下の「カレンダー」ボタンをクリック

これで、カレンダーの表示を切り替えできました。

カレンダーの日付表示は、機能ツールバーのボタンで切り替えます。この機能では、1日・1週間・1ヶ月という単位でまとめてカレンダーを表示できます。

日表示にする

週表示にする

月表示にする

少し練習してみましょう。

1.「日表示」ボタンをクリックして、1日表示に切り替える
2.「週表示」ボタンをクリックして、1週間表示に切り替える
3.「月表示」ボタンをクリックして、1ヶ月表示に切り替える

前後の月や週に移動するときには、次のように移動ボタンを使います。

4.「移動->」ボタンをクリックして、次の月へ移動する
5.「移動<-」ボタンをクリックして、前の月へ移動する

[ワンポイント:そのほかのカレンダー表示]

カレンダー機能には、「5日」表示と「2週間」表示も用意されています。これは、画面上部の機能ツールバーの下にあるプルダウンリストで切り替えます。

また、「Grid View」と「リスト表示」を切り替えることで、カレンダーをマス目で表示したり、一覧形式で表示できます。このボタンは、同じ位置に表示されており、一度クリックすると他方に切り替わります。

グリッド表示

リスト表示

表示方式が多すぎる!

Group-Officeのカレンダーは、とても柔軟にできています。1日単位で表示したり、週単位・月単位で表示したり、といった具合に簡単に切り替えられます。また、切り替えの操作も、いろいろな種類があります。あまりに柔軟なので、自分でも知らないうちに操作してしまい、元に戻す方法が分からなくなってしまうこともあるでしょう。

そのために、使い始めたときは必要最小限のボタンだけで操作するのがお勧めです。今回紹介したボタンだけ使って、慣れてきたら少しずつ増やしていくのが良いでしょう。

画面上部にある他のボタンは、すぐに使う必要がありません。また、画面左側にある2つのカレンダーも、とても多機能ですが、すぐには使わなくても大丈夫です。

ここだけ使うのが、おすすめ

もしも、操作が分からなくなってしまった場合は、次のように操作してみてください。

・表示、カレンダー設定、検索が表示された場合
⇒「閉じる」ボタンか「戻る」ボタンをクリック

ビューを設定

カレンダ設定

検索

これらの機能は、あまり使わないものなので、この段階では理解していなくても大丈夫です。

・カレンダーが、一部しか表示されなくなってしまった
⇒「表示」プルダウンリストで、自分の名前を選択する

予定を修正する

カレンダーの表示操作に慣れたところで、先ほど登録した予定を修正してみましょう。

1.修正したい予定をクリックする。

2.詳細情報を修正する
3.画面下の「OK」ボタンをクリックする
（表示されていない場合は、スクロールする）

これで、予定を修正できました。

タスクとカレンダーを連動させる

前回、タスク管理機能を紹介しました。タスクの状況は、ホーム画面やタスク一覧で確認できますが、カレンダーでも把握できると便利です。

Group-Officeでは、次のように設定すると、タスクをカレンダーに表示できます。

1.画面右上の「設定」をクリック
2.設定画面が表示されたら、左のメニューから「カレンダー」をクリック
3.”カレンダー”にタスクを表示をオン
4.「保存」ボタンをクリック

これでカレンダーにタスクを表示するよう設定変更できました。

画面下部の「カレンダー」ボタンを押して、カレンダー表示に切り替えると、タスクが表示されています。

ただし、タスクは開始日のみに表示されます。本来は、開始日から完了予定日まで毎日表示されるのですが、今回の練習ではタスクの開始日と完了日を特に設定しませんでした。そのために、開始日のみ表示されています。カレンダーを週表示で使っていると、先週登録したタスクを見逃す可能性があります。ホーム画面で確認すると良いでしょう。

[ワンポイントカレンダーの色分け]

複数の予定やタスクが表示されると、これらを色分けしたくなる場合があるでしょう。カレンダーの予定に個別に色を付けるには、次のように操作します。