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こちらセキュリティフォース司令室 Vol.05

kikakuセキュリティフォース, 連載2007年10月27日 3:10 PM

J-SOX法の本格導入を間近に控え、ドキュメントセキュリティ周りにも変化が現れています。複合機は誰もが自由に利用できる時代から、ユーザーを特定して利用する時代へと移行しつつあり、地方自治体などでも利用者認証による運用が始まっています。

利用者認証のメリットを探れ!

利用者認証というのは、パソコンのログイン時に皆さんがされているのと同じもので、IDとパスワードでユーザーを特定すること。こうした機能を利用することで、複合機の不正利用を防止したり、他人の目に触れることなく安全に機密文書を出力することができるんです。と、ここまではセキュリティのお話ですが、利用者認証にはそれ以外にもメリットが存在します。経営者の皆さん必見ですよ!

1つ目のメリットは“出力コストの削減”です。皆さんも文書出力にかかる1カ月あたりのコストは把握しているかと思います。でも部門別や個人別での利用状況はご存じですか。カラーとモノクロの出力枚数はどうでしょう。利用者認証を活用することで、細かな利用状況の集計が可能になります。集計結果を分析し、ムダの発見、原因の追求、改善策の検討、対象部門や人物への指導を順に実施していけば、出力コストの削減が実現できるんです。

2つ目は “独自操作環境の利用”です。これは複合機の操作パネルをユーザーごとにカスタマイズする機能で、例えば外国人スタッフがいる企業であれば、認証を行った人に応じて表示言語を切り替えることができますし（図）、機能ボタンのカスタマイズをすれば、操作パネルに表示されるボタンをユーザーごとに設定することも可能です。マネジメント層にだけでなく、利用する社員の側にもメリットは存在するんですよ。

3つ目が “適正な機器の配置”です。といっても少し分かりにくいですよね。具体的には、利用頻度に合わせた複合機の配置が可能になるということです。例えばカラー出力をあまりしない部署の近くにカラー複合機があったり、代わりにモノクロ専用機が遠かったりということはよくあります。実はこれも利用者認証を活用し、詳細な利用状況を分析してみてはじめて分かることなんです。こうしたオフィスに潜むムダな部分はきっちり改善して、業務効率の向上につなげたいですね。

利用者認証の方法には、手軽に導入できるID/パスワード入力型、利用者に手間をかけさせないICカード型などがあって、社内環境に応じた選択が可能です。ぜひ皆さんも導入を検討してみてくださいね。

取材協力：シャープドキュメントシステム株式会社
ドキュメントソリューション推進部田嶋政男

Products

デジタルフルカラー複合機シャープ MXシリーズ

高度な環境性能と、使いやすさを追求した高機能で、ビジネスを効率化するシャープ　MXシリーズ。プリントデータを本体メモリーに保持するプリントホールド機能と、出力時に暗証番号を入力する親展プリント機能にオプション対応※1。さらにドキュメントコントロール機能※2
により機密文書の不正コピーをシャットアウト。デジタル複合機からの情報漏えいリスクを大幅に低減する。

※1 【親展プリント対応機種】MX-2300/2700シリーズ、MX-3500/4500シリーズ、MX-5500N/6200N/7000N
※2 【ドキュメントコントロール機能対応機種】MX-2000F、MX-2300/2700シリーズ、MX-3500/4500シリーズ、MX-5500N/6200N/7000N

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